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Finances

Note de service relative aux engagements financiers

Destinataires : tous les agents municipaux, directeurs des écoles publiques
Pour information : le conseil municipal, le receveur municipal

La présente note de service organise l'engagement des dépenses, conformément à l'article L2342-2 du CGCT et à l'arrêté du 26 avril 1996 pris en application. Elle a été approuvée par le bureau municipal lors de la séance du 25 avril 2001.

Le suivi des engagements est une obligation juridique, mais la qualité de la procédure est aussi une préoccupation de bonne gestion.

I Principes généraux

Le Maire a l'obligation de tenir une comptabilité d'engagement, celle-ci est notamment soumise au contrôle de la Chambre Régionale des Comptes. Concrètement, toute dépense fait l'objet d'un engagement inscrit dans la comptabilité municipale puis d'un mandatement sur présentation de facture à l'issue d'un service effectué. Les acomptes doivent être expressément stipulés dans les dispositions contractuelles.

1.1 Modalités d'engagement

Il y a 3 modes ordinaires de passation des engagements :

a) Les marchés publics. Tout ordre de service consécutif à la dévolution d'un marché public à une entreprise fait l'objet d'un engagement inscrit dans les comptes par le service comptable à hauteur de la totalité du marché, ou à hauteur de la tranche si le marché est subdivisé en tranches de travaux.

b) Les contrats. L'arrêté du 26 avril 1996 prévoit que les contrats signés avant le 1er janvier font l'objet d'écritures en engagement dès le début de l'exercice. Les nouveaux contrats intervenant en cours d'exercice font l'objet d'inscription spécifique. Tout original de contrat faisant l'objet d'un engagement financier est classé au service comptable par imputation. Les autres services peuvent disposer de copies autant que de besoin.

Les bons de commande. Par le nombre, ces engagements sont les plus nombreux. Toute dépense doit faire l'objet d'un bon de commande municipal. L'usage des bons de commande fournis par les entreprises est proscrit.

Tous les marchés et contrats sont signés par le Maire ou par une personne bénéficiant d'un arrêté de délégation de signature au titre de l'article L2122-18 (adjoints) ou au titre de l'article L2122-19 (cadres municipaux). En raison du grand nombre des engagements sur commande, des délégations sont données aux agents en fonction de la nature de leur service dans la présente note.

Ces délégations ne sont pas prévues dans le Code général des collectivités locales, il n'est donc pas possible de multiplier les arrêtés de délégation en fonction des activités des agents municipaux dont l'exercice des responsabilités professionnelles les conduisent à passer des commandes pour la collectivité. Il en résulte que les commandes engagent juridiquement le Maire exclusivement. Néanmoins le Maire a souhaité que la compétence technique des agents se trouve ainsi officialisée dans notre commune et a demandé au Directeur Général des Services de mettre en œuvre ce principe.

[Depuis le nouveau code des marchés publics, toute dépense quel que soit le montant entre dans le cadre des marchés publics. Il n'y a plus de paiement sur facture ou sur mémoire comme on disait jusqu'à présent, mais des marchés sans formalités préalables. Il y a encore des questions non-résolues sur l'application du nouveau code des marchés publics. Voir le site de Dominique FAUSSER pour approfondir cette question]

Les modes exceptionnels d'engagement sont traités par le Directeur Général des Services. Il s'agit de décisions juridictionnelles ou d'obligations légales particulières. Ainsi en va-t-il par exemple de la formation des élus régie par les articles L2123-13 et L2321-2.

1.2 Utilisation des bons de commande

L'usage du bon de commande municipal est systématique sauf convention spécifique.

Les commandes se font à chaque fois que c'est possible par le système informatique qui permet l'inscription directe de l'engagement en comptabilité. Néanmoins, l'accès au réseau informatique n'étant pas toujours techniquement possible, il existe aussi des carnets à souche.

Les carnets de bons de commande à souche comporte 3 exemplaires pour chaque commande délivrée. Le premier exemplaire est transmis au fournisseur, le deuxième est transmis au service comptable et le troisième reste dans la souche.

La rédaction doit être suffisamment claire pour permettre aux agents comptables d'inscrire la dépense. Dans toute la mesure du possible, le montant détaillé doit être inscrit. Dans certains cas, il s'avèrera plus pratique de simplement mentionner sur la commande la référence d'un devis daté et signé d'une entreprise. Dans ce cas, l'agent réalisant la commande veillera à ce qu'il n'y ait pas de conditions générales inscrites sur le devis, ou au dos du document dont une copie devra être transmise au service comptable avec le bon de commande y faisant référence. Le volet destiné à la comptabilité doit être transmis dans les 24 heures.

Les bons de commandes sont pré-numérotés, ils mentionnent les adresses postales, téléphoniques et électroniques du service comptable municipal. Ils demandent aux fournisseurs d'indiquer le numéro de commande sur la facture. Il est bon rappeler oralement aux entreprises cette disposition qui facilite grandement le travail du service comptable.

1.3 Conventions spécifiques avec certains fournisseurs

Une convention peut être passée avec les fournisseurs les plus réguliers de la collectivité. Ces fournisseurs sont identifiés et fournissent eux-mêmes l'état des commandes au service comptable selon des modalités spécifiques définies par la convention.

1.4 Imputation comptable

Le service comptable effectue l'imputation comptable.

Les agents commanditaires sont chargés de l'imputation fonctionnelle alors que le service comptable effectue l'imputation en nature. Soit l'imputation est globale pour l'ensemble, soit elle est détaillée ligne à ligne. Dans ce cas, aucune ligne ne doit rester sans imputation.

1.5 Contrôle de la facturation

Toute facture parvenue en mairie ou dans tout autre service doit être enregistré sous 24 heures au service comptable, lequel transmet la facture au commanditaire pour contrôle. Le service comptable peut connaître en permanence l'avancement du traitement de toute facture et ainsi répondre aux sollicitations des fournisseurs.

Tout agent habilité par la présente note à passer commande est chargé de vérifier la facture consécutive à la commande. Il vérifie la livraison, la conformité du service rendu, et signe la facture avant de la transmettre dans les meilleurs délais au service comptable.

La facture est ensuite contresignée par le signataire du mandat.

[Un décret est en projet pour application d'une directive européenne qui prévoit un délai de paiement par défaut (c'est-à-dire hors de toute définition particulière définie dans un marché public) de 30 jours. L'article 7 de l'actuel projet accorde 15 jours au Comptable du Trésor sauf accord conventionnel avec celui-ci, susceptible de réduire ce délai, qui ne pourra être inférieur à 7 jours. Par conséquent, le délai maximal de traitement des factures serait de 15 jours, éventuellement porté à 22 jours en cas d accord optimal avec le comptable du Trésor]

II Les délégations

Tout agent titulaire de la commune est autorisé à passer commande sous la limite de 100 € pour faire face à des besoins pratiques et immédiats.

Il existe également une délégation spécifique aux directeurs des écoles qui ne sont pas agents municipaux. Les écoles maternelles et primaires bénéficient de crédits votés par élève, par classe et pour certaines activités extra-scolaires. Les directeurs d'école sont informés des crédits dont ils disposent et ils appliquent la même procédure que les agents municipaux en matière d'achats. La délégation est octroyée aux directeurs uniquement et non aux enseignants en général.

Les délégations sont définies par catégories de dépense et par une limite en montant.

Certains achats sont sous la responsabilité d'un service logistique qui intervient dans tous les autres services. Les délégations par service interviennent uniquement pour les achats non couverts par ces services logistiques.

Les chefs de service sont chargés de vérifier que tous les agents en position de passer commande ont la maîtrise des imputations fonctionnelles qu'ils peuvent être amenés à utiliser.

2.1 - Tous services

Mme H, agent technique qualifié, est responsable du stock et de l'achat des produits d'entretien utilisés dans tous les services municipaux.
Fonction : toutes.
Montant : 5 000 €

M T, ingénieur informatique, est responsable du matériel informatique utilisé et des consommables qui s'y rapportent dans tous les services municipaux.
Fonction : toutes
Montant : 20 000 €

(…)

2.2 - Services scolaires

Mme A, directrice de l'école maternelle Picasso, est responsable de l'utilisation des crédits de fournitures scolaires votés tous les ans par le Conseil Municipal
Fonction : 111
Montant° : la seule limite est celle des crédits votés annuellement aux comptes 60224 et 60227 et spécialement affectés.

2.3 - Service Administratif

M X, Directeur Général des Services bénéficie par arrêté, en date du 20 avril 2001, d'une délégation de signature de portée générale.

Mme Y, rédacteur, est chargée de l'achat des fournitures de bureau du service.
Fonction : 0
Montant : 1 000 €

2.4 - Service communication

M Z, responsable du service communication est chargée des achats concourant au fonctionnement de son service.
Fonction : 0222
Montant : 10 000 €

2.5 - Service technique

M D, Directeur des Services Techniques, bénéficie par arrêté, en date du 20 avril 2001, d'une délégation de signature de portée générale.

La commune a passé convention pour l'achat de fournitures avec :
- XXXXXXXX, grossiste en électricité
- YYYYYYYY, fournisseur de matériaux
Les agents du service technique peuvent donc se fournir auprès de ces entreprises sans utiliser de bons de commande.

2.5.1 Service des jardins

M B, agent de maîtrise, est chargé des achats touchant à l'entretien de la serre municipale et des espaces verts municipaux
Fonctions : 652 et 653
Montant : 1 000 €

2.5.2 Service de voirie (etc…)

(…)

III Service comptable

A partir du 1er octobre 2001, le service comptable recensera les anomalies dans le fonctionnement des engagements préalables au mandatement. Toute facture arrivée avant le bon de commande ou toute autre forme anormale d'engagement sera signalé au responsable du service concerné.

Une comptabilité d'engagement satisfaisante peut permettre de travailler sans journée complémentaire en procédant aux rattachements à l'exercice qui sont l'application normale de l'instruction comptable M14.

[Nous attendons la publication de la nomenclature des fournitures et des services prévue par l'article 27 du nouveau code des marchés publics. Rappelons que le seuil ne s'apprécie pas en fonction d'un fournisseur mais par rapport à une catégorie de biens ou services. Le responsable du service comptable a donc un rôle essentiel pour identifier les catégories de dépenses de fonctionnement susceptible de franchir le seuil de 90 000 € notamment]

Il y a lieu de faire un pointage spécifique, notamment avec le service technique, en fin d'année sur les engagements liés au marchés publics. L'organisation ordinaire prévoit l'inscription de l'engagement au moment de la délivrance de l'ordre de service. Néanmoins, dès lors que le marché est signé, il constitue bien un contrat et il est possible d'inscrire l'engagement en comptabilité, ce qui permet d'éviter l'annulation des crédits avant le vote du budget de l'exercice suivant.

L'ensemble des dispositions a fait l'objet d'un large travail de concertation des services. Sa mise en œuvre doit être totalement opérationnelle le 15 octobre 2001. Elle fera l'objet d'un premier bilan de l'exécution le 1er mars prochain. A partir des constatations, d'éventuelles modifications seront communiquées.